La récente modernisation des dispositions législatives visant à rehausser la protection des renseignements personnels a amené les organisations à adapter leurs pratiques d’affaires. L’Université de Montréal (UdeM) a été l’une des premières universités québécoises à emboiter le pas afin d’être à l’avant-garde de ces nouvelles exigences.
Retour sur cette collaboration fructueuse avec Alexandre Chabot, secrétaire général de l’UdeM, qui nous explique les changements positifs apportés par ce projet d’envergure.
Q : Quels ont été les éléments déclencheurs du projet et pourquoi avoir fait appel à l’expertise d’Eviden?
R : Que ce soit par ses activités d’enseignement ou de recherche, l’UdeM est amenée à traiter un volume important de données. L’adoption du projet de loi 64 modifiant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels a été l’occasion d’effectuer un travail de recensement de tous les processus impliquant des renseignements personnels dans nos différentes unités.
L’Université a fait appel à la firme Eviden, afin de travailler avec leur équipe pluridisciplinaire et de bénéficier de leur expérience à l’international. Eviden nous a ainsi accompagnés dans la conception, la mise en œuvre et le déploiement d’un programme complet de gestion et de protection des renseignements personnels, afin d’adapter notre cadre de gouvernance, nos processus et nos systèmes, conformément aux meilleures pratiques et aux exigences légales actuelles et émergentes.
Q. 2 : Quelle a été votre démarche pour réaliser ce projet?
R : Afin de traduire notre engagement en actions concrètes, une feuille de route a été développée par Eviden pour structurer les différents volets du programme de protection des renseignements personnels. Un comité de travail pluridisciplinaire formé à l’UdeM pouvait ensuite suivre la progression des activités dans le temps et voir à ce qu’une méthodologie et des outils adaptés soient développés afin d’opérationnaliser les exigences de la Loi à notre contexte d’affaires.
L’Université souhaitait déployer son programme à l’ensemble de ses activités et de ses unités en simplifiant le plus possible les processus, tout en respectant les exigences légales. Nous avons donc accompagné les membres de notre communauté au fur et à mesure des changements, en répondant de façon proactive à leurs besoins d’information et de formation. Par exemple, une formation en ligne sur les notions essentielles de protection des renseignements personnels a été développée pour l’ensemble des membres du personnel de l’UdeM. Une équipe de professionnelles a aussi été embauchée afin d’accompagner les membres de la communauté universitaire dans l’adoption des meilleures pratiques du respect de la vie privée et de répondre à leurs questions.
Des personnes répondantes ont finalement été identifiées de façon à avoir des personnes-ressources en matière de protection des renseignements personnels dans toutes les unités de l’UdeM.
Q.3 : Quel bilan tirez-vous de cette expérience?
R : Le bilan de cette expérience est très positif! En choisissant d’ancrer la protection des renseignements personnels dans notre culture organisationnelle et nos pratiques courantes de façon transversale, cela nous a permis de poser les fondations afin d’être en mesure de valoriser nos données, mais pas au détriment de la vie privée des personnes.
L’UdeM a eu une vision plus large que la conformité; elle a saisi cette occasion d’affaires pour en faire un projet à valeur ajoutée et a exercé un leadership en matière de protection des renseignements personnels dans le milieu universitaire. En plus de répondre aux attentes grandissantes des parties prenantes en matière de respect de la vie privée, ce projet a permis à l’UdeM de se distinguer à titre d’établissement d’enseignement et de recherche et de se positionner en tant qu’employeur de choix.
Beaucoup de travail reste à faire, mais le programme de gestion et de protection des renseignements personnels développé par Eviden nous a donné de solides bases et des outils concrets afin que chaque membre de notre communauté puisse contribuer à une protection exemplaire des renseignements personnels au sein de notre institution.
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